De manera recurrente, muchas personas que dirigen negocios hablamos de qué sistema CRM (gestión de las relaciones con los clientes) o ERP (planificación de recursos empresariales) utilizan en sus empresas. Y para ahorrarme explicarlo cada vez he escrito este post.

En nuestra empresa, después de 25 años de probar diferentes opciones, finalmente hemos implementado Bitrix24, con el cual estamos muy satisfechos. Sin embargo, no existe una solución única o estándar para todas las empresas, ya que cada una de ellas tiene sus propias características, necesidades y problemáticas que deben abordarse de manera específica.

Nosotros en Bitrix24 tenemos funcionando el proceso: Lead–> Deal –> Quote –> Invoice –> Tasks De forma que cuando entro en una tarea tengo cosas como: Todos los datos de contacto y las conversaciones realizadas con el cliente (incluso las comerciales). L información del pedido firmado y puedo ver el contrato firmado, el tiempo que cada trabajador ha dedicado y los documentos que se han ido procesando. Y lo que es también muy interesante el cliente también puede acceder a gran parte de ello.

Antes de seleccionar un CRM o ERP, hay vital reconocer que te deberás adaptar a las funcionalidades que el sistema ofrece, entendiendo que no será una solución completamente personalizada. Al mismo tiempo, es fundamental evaluar si el sistema es lo suficientemente flexible y maleable para que el proceso de adaptación no resulte en dificultades o problemas insuperables.

Hemos pasado por varios sistemas en nuestra empresa, utilizando diferentes programas especializados para distintas áreas, como FacturaPlus para la facturación, Trello para la gestión de tareas y proyectos, y ClockingIT para el control del tiempo y la rentabilidad del trabajo, entre otros. Posiblemente cada herramienta individualmente es mejor que su contraparte en Bitrix24 pero tenerlas integradas es mil veces mejor que trabajar con 10 distintas.

A pesar de que estos programas son útiles y eficientes en sus respectivos campos, una de las principales dificultades que enfrentamos al utilizar diferentes aplicaciones fue la falta de integración y comunicación entre ellas. Esto puede generar problemas en la gestión de la información y en la eficiencia de los procesos internos.

Por ello, buscamos soluciones más unificadas e integradas, que pueden abarcar diferentes áreas de la empresa, como ventas, marketing, producción y facturación, en una sola plataforma. Bitrix24 nos ofrece una mayor coherencia y facilidad en la gestión al consolidar las herramientas en un solo sistema.

¿Qué hace Bitrix24?

La respuesta corta es que hace de todo, es de los CRM/ERP más ambiciosos en funcionalidades que he visto nunca. Te dejo algunas capturas de pantalla y funcionalidades que tiene y que te pueden ayudar a tener una idea rápida de sus posibilidades:

Gestión de relaciones con clientes (CRM): Bitrix24 incluye un CRM completo para administrar leads, contactos, negociaciones y facturación.

Gestión de proyectos y tareas: La plataforma ofrece herramientas para la creación, asignación y seguimiento de tareas y proyectos, facilitando la colaboración entre equipos y la administración del flujo de trabajo. Incluyendo Grupos de trabajo en extranet para compartir con el cliente toda la información (Drive del proyecto, tareas, personas asignadas, wiki, calendario del proyecto etc…)

Comunicación interna y externa: Bitrix24 cuenta con opciones de comunicación como chat, videollamadas, WhatsApp, correo electrónico, Chat Bots y telefonía IP integrada. Puedes hacer que cada mail y llamada telefónica (IP) enviado o recibido se quede guardado asociado al contacto.

Gestión de documentos: La plataforma permite almacenar, compartir y colaborar en documentos.

Automatización de procesos: Bitrix24 ofrece la posibilidad de automatizar tareas y procesos. Por ejemplo tengo un proceso creado que cuando un comercial marca como Won un Deal se mandan varios mails informativos y se asignan tareas a administración para que genere pedido y factura.

Calendario y planificación: La herramienta incluye un calendario para gestionar eventos, citas y reuniones. Aunque en nuestro caso seguimos usando el Google Calendar.

Recursos Humanos: Bitrix24 permite administrar aspectos relacionados con los recursos humanos, como la gestión del tiempo, la asistencia y las vacaciones.

Integraciones y personalización: La plataforma se puede integrar con otras aplicaciones y herramientas, tiene un marketplace para realizar integraciones y ofrece opciones de personalización bastante potentes.

Creación de landings y Websites. Puedes crear tu web y enlazar los formularios y botones de acción directamente con el CRM. O insertar en tu web actual formularios desde Bitrix24

Integra herramientas de Marketing que todavía no he probado pero que en que tenga un rato me meteré.

Es una herramienta hecha por Ingenieros y ciertamente su mayor carencia es la documentación y el soporte para resolver problemas. Lo cual puede ser desesperante porque cuando profundizas te vas a encontrar con que hay cosas que funcionan a medias o no funcionan como se supone que deberían funcionar (según la documentación). No creo que sea exclusivo de Bitrix24 pero la implantación de cualquier sistema de este tipo requiere de un esfuerzo considerable tanto en aprendizaje como en horas de implementación.  Mi consejo es que abras una cuenta gratuita y empieces a probar, y ver las opciones. Si se te hace bola porque no lo entiendes es demasiado complejo (que es lo más probable) decidas si necesitas una solución de fácil onboarding pero limitada a lo que hay. Hay que tener una dedicación full time durante una temporada para realmente implementar este tipo de historias. Yo creo que hasta que lo tuvimos medianamente funcionando estuve 3 meses y desde entonces hemos ido incorporando funcionalidades y mejorando procesos.

También comentar que están en permanente actualización, mientras escribo este post:

Espero que esta chapa te sirva para algo a mi espero que me sirva para ayudar a algunos compañeros que me preguntan sobre el tema. La verdad es que la mayoría que han probado Bitrix24 se han echado atrás por complejo (queremos trajes a medida ya fabricados :D) pero creo que el tiempo invertido en llegar hasta el punto actual a mi empresa le ha sido tremendamente rentable.

Suerte!!